Вариант 1.

Один человек, например, из службы IT, который выступает менеджером по внедрению, разбирается со всем ПО и обучает всех сотрудников организации.

Вариант 2. (предпочтительный)
Вовлекаются ключевые сотрудники организации по направлениям деятельности (руководители), с которыми будет определен порядок работ - тот путь, по которому будет идти внедрение. Когда перечень ролей становится понятен, разграничиваются права доступа для каждого из них. Далее подключаются исполнители.